Comment établir un budget ?

Il s’agit tout simplement de mettre en mouvement le bilan de départ (qui est une photographie, une vision instantanée des ressources affectées au projet).

Cette mise en mouvement comporte des événements tels que :

• Consommer un stock de matériel.
• Dépenser de l’argent disponible pour acheter une assurance.
• Faire entrer de l’argent dans la caisse en faisant payer une activité par ceux qui la fréquentent.
• Payer un salaire.
• Encaisser une subvention, etc.

L’enjeu est de prévoir ces mouvements ; le budget est donc une anticipation de la vie économique du projet.

Dans une telle prévision, il y a quelques principes de base de saine gestion :

• Utiliser au mieux ses ressources
  (matérielles, compétences,…).
• Veiller à équilibrer les recettes et les dépenses et, si possible, à avoir un peu plus de recettes que de dépenses afin d’augmenter son potentiel d’action.

Sans vouloir être comptable, il est utile de se familiariser avec les idées suivantes :

• Une charge est une dépense (achat de biens matériels, de  services, salaires, charges sociales, consommation de stocks,...).
• Un produit est une recette (cotisations, entrées, ventes de prestations ou de biens matériels, subsides, dons, …).

Avant le lancement du projet, on établira obligatoirement un compte de résultats prévisionnel.

Celui-ci est tout simplement la somme des produits attendus moins la somme des charges attendues.

Si la somme des charges attendues est supérieure à celle des produits attendus, le projet sera en déficit ; on enregistrera un mali.

Ce mali amputera les ressources.

Si, par contre, la somme des charges attendues est inférieure à celle des produits attendus, on enregistrera un boni ; celui-ci accroîtra les ressources.

Pour maîtriser le budget, il suffit donc d’établir une liste prévisionnelle des charges et des produits liés au projet et aux actions menées, sans être ni trop pessimiste, ni trop optimiste.
Il s’agit d’une évaluation financière de ce qui va se passer et qu’en fin de projet, on comparera utilement à ce qui s’est effectivement passé.

Si le projet est important (en volume financier) ou qu’il comporte des risques, il faudra aller au-delà de la simple maîtrise budgétaire et analyser l’impact du projet sur le bilan.

Ceci se comprend aisément par l’exemple suivant :

Les pouvoirs publics ont promis une subvention pour la réalisation d’activités parascolaires à une association qui n’a pas d’argent disponible.
Les subsides seront payés après la réalisation des activités.
La question n’est pas une question de budget, mais une question de ressources financières disponibles : qui va avancer l’argent nécessaire ? Combien d’argent faut-il emprunter (on dira qu’il s’agit ici d’une question de trésorerie) ?

Maîtriser l’impact du projet sur le bilan suppose que l’on regarde les événements économiques liés à la vie du projet non seulement au niveau des charges et des produits mais aussi du bilan (actif et passif).

Examinons quelques scénarii pour nous familiariser avec cette logique.

Outil de contrôle de qualité du budget

Après l’établissement du budget, on peut en contrôler la qualité avec la liste suivante :

1. Est-ce que nous avons chiffré les dépenses à partir de la liste de toutes les actions prévues ?
   Attention : prendre en compte les phases de préparation et les phases de fin de projet (après une fête, il faut nettoyer !).
2. Avons-nous consulté le bilan de départ pour intégrer au budget les coûts permanents ?
   Exemple : un emprunt à une banque génère des charges (les frais financiers).
3. Avons-nous inscrit en produits les subsides prévisibles, les recettes liées à l’activité proprement dite ?
4. La manière de présenter le budget tient-elle compte des exigences formulées par le pouvoir subsidiant ?