L’Institut Elkaïm Familles Systèmes Humains (IEFSH) est un centre de référence en thérapie familiale systémique et en pratiques de réseaux, actif depuis 1979 à Bruxelles. Fondé par le Dr Mony Elkaïm, il forme des professionnels de la santé mentale à travers un cycle long, des séminaires spécialisés, des supervisions et contribue au développement du champ systémique par ses publications, ses post formations et ses congrès internationaux. Adresse : Avenue Brugmann 157, 1190 Bruxelles Site web : https://www.iefsh.be
Profil de fonction recherché – Coordinatrice administrative polyvalente / Coordinateur administratif polyvalent
Mission générale
Assurer la gestion administrative quotidienne de l’Institut ainsi que le soutien organisationnel, financier, pédagogique et logistique nécessaire au bon fonctionnement des formations, séminaires, journées d’étude et activités institutionnelles. La fonction contribue à la qualité du suivi des étudiants, à la fluidité des opérations et au soutien administratif des responsables.
Responsabilités principales
1. Gestion administrative et secrétariat
- Assurer l’accueil administratif et électronique (mails, téléphone, demandes d’information).
- Gérer la correspondance et les courriers administratifs.
- Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers des étudiants.
- Encoder et actualiser les bases de données.
- Préparer les attestations, conventions et autres documents administratifs.
- Assurer le classement, l’archivage et la bonne circulation des informations.
2. Suivi administratif et financier
- Établir les factures et en assurer le suivi.
- Effectuer les relances en cas d’impayés.
- Préparer les paiements après validation des responsables.
- Assurer le suivi administratif des rémunérations et des obligations sociales.
- Contribuer au suivi budgétaire et au reporting administratif des activités.
3. Soutien aux activités pédagogiques
- Gérer les inscriptions et réinscriptions aux formations.
- Assurer le suivi administratif des candidatures.
- Préparer les listes de présence et les attestations de participation.
- Participer à l’organisation pratique des formations, séminaires et journées d’étude.
- Assurer la coordination administrative entre étudiants, formateurs et responsables.
4. Communication institutionnelle
- Répondre aux demandes externes d’information.
- Diffuser les communications institutionnelles.
- Participer à la mise à jour du site internet et des supports de communication.
- Contribuer à la visibilité et à la promotion des activités de l’Institut.
5. Soutien logistique et organisationnel
- Veiller à la disponibilité du matériel et des fournitures.
- Participer à l’organisation logistique des événements.
- Assurer un soutien opérationnel face aux imprévus et aux besoins ponctuels.
Profil recherché
- Bachelier en secrétariat de direction, gestion administrative, comptabilité, assistant de direction ou domaine équivalent.
- Une formation complémentaire en comptabilité, gestion RH ou communication constitue un atout.
Expérience
- Expérience professionnelle de 3 à 5 ans minimum dans une fonction similaire de secrétariat polyvalent, coordination administrative ou office management.
- Une expérience dans le secteur associatif, de la formation, de l’enseignement ou du non-marchand constitue un atout important.
Compétences et qualités
- Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques (environnement Apple).
- Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec de multiples interlocuteurs.
- Rigueur, discrétion, sens des responsabilités et fiabilité.
- Polyvalence, flexibilité et capacité à gérer les imprévus.
Conditions d’emploi
Flexi-job pour 13 heures/semaine. Vérifiez vos conditions d’employabilité en Flexi-Job via le site du SPF Emploi.
Le volume de prestation peut varier ponctuellement durant l’année en fonction de l’organisation d’événements.
Frais de déplacements
Entrée en fonction immédiate
Candidature
Adresser une lettre de motivation et votre CV à Geneviève Platteau, Présidente de l’Organe d’administration, sur l’adresse : iefshformation@gmail.com
Date limite d’introduction des candidatures : 20 septembre 2026
